Secretaría de Trabajo

Secretaría de Trabajo
y
Secretaría de Empleo

PROGRAMA JEFES DE HOGAR

Resolución Conjunta 2/2004 y 20/2004

Modifícase el artículo 5° de la Resolución Conjunta N° 229/2003-ST y N° 138/2003-SE, en relación con el Manual Operativo para la Supervisión, Seguimiento y Fiscalización de Proyectos Aprobados del Componente Materiales.

Bs. As., 20/1/2004

VISTO el Expediente del Registro del M.T.E. y S.S. N° 1-20151081283/03; los Decretos Nros. 565 de fecha 3 de abril de 2002 y 39 de fecha 7 de enero de 2003; las Resoluciones del MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL (M.T.E. y S.S.) Nros. 312 de fecha 16 de abril de 2002 y sus modificatorias, 420 de fecha 10 de junio de 2002, 213 de fecha 30 de setiembre de 2003, la Resolución Conjunta S.T. N° 229 y S.E. N° 138 de fecha 21 de mayo de 2003 y la Resolución S.E. N° de fecha 13 de octubre de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que por el Decreto N° 565/02 se creó el PROGRAMA JEFES DE HOGAR, destinado a jefes o jefas de hogar con hijos de hasta DIECIOCHO (18) años de edad, o discapacitados de cualquier edad, o a hogares donde la jefa de hogar se hallare en estado de gravidez, todos ellos desocupados y que residan en forma permanente en el país.

Que la Resolución M.T.E. y S.S. N° 173/03 creó y reglamentó el Componente de Ayuda Económica No Reembolsable para la Provisión de Materiales —COMPONENTE MATERIALES—, en el marco del PROGRAMA JEFES DE HOGAR, delegando en la SECRETARIA DE EMPLEO (S.E.) y en la SECRETARIA DE TRABAJO (S.T.) la reglamentación complementaria y necesaria para su ejecución, seguimiento y supervisión.

Que, en virtud de dicha delegación, la Resolución Conjunta S.T. N° 229/03 y S.E. N° 138/03 reglamentó los procedimientos para el seguimiento técnico, fiscalización y aplicación de sanciones para los proyectos del COMPONENTE MATERIALES en el marco del PROGRAMA JEFES DE HOGAR.

Que la Resolución M.T.E. y S.S. N° 213/03 readecuó el COMPONENTE MATERIALES, derogando la Resolución M.T.E. y S.S. N° 173/03.

Que en virtud de la experiencia recogida en el desarrollo de los circuitos de seguimiento técnico, fiscalización y aplicación de sanciones y de la modificación normativa descripta precedentemente, resulta conveniente sustituir los Anexos operativos de la Resolución Conjunta S.T. N° 229/03 y S.E. N° 138/03, a fin de adecuar sus determinaciones en orden a proveer a la efectiva realización de las obras y los trabajos comprometidos por cada uno de los Organismos Responsables cuyo proyecto resulte aprobado en el marco del COMPONENTE MATERIALES del PROGRAMA JEFES DE HOGAR.

Que la presente se dicta en ejercicio de las atribuciones conferidas por la Resolución M.T.E. y S.S. N° 173/02.

Por ello,

LA SECRETARIA DE TRABAJO
Y
EL SECRETARIO DE EMPLEO
RESUELVEN:

Artículo 1° — Modifícase el texto del ARTICULO 5° de la Resolución Conjunta S.T. N° 229/03 y S.E. N° 138/03, por el siguiente:

"ARTICULO 5° — Apruébanse los Anexos complementarios que se detallan a continuación y forman parte integrante de la presente Resolución:

ANEXO I: Manual Operativo para la supervisión, seguimiento y fiscalización de proyectos aprobados del Componente Materiales.

ANEXO II A: Visita Inicial de Supervisión.

ANEXO II B: Visita Intermedia de Supervisión.

ANEXO II C: Visita Final de Supervisión.

ANEXO III: Formulario de Intimación.

ANEXO IV: Formulario de Solicitud de Baja.

ANEXO V: Informe de Recomendación de la GECAL".

Art. 2° — Sustitúyanse los ANEXOS I, II A, II B, II C, III y IV, aprobados por la Resolución Conjunta S.T. N° 229/03 y S.E. N° 138/03, por los ANEXOS I, II A, II B, II C, III y IV que forman parte integrante de la presente Resolución.

Art. 3° — Regístrese, comuníquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial para su publicación, remítase copia autenticada al Departamento Biblioteca y archívese. — Noemí Rial. — Enrique Deibe.

ANEXO I

MANUAL OPERATIVO PARA LA SUPERVISION, SEGUIMIENTO Y FISCALIZACION DE PROYECTOS APROBADOS DEL COMPONENTE MATERIALES

ASPECTOS GENERALES

La supervisión de los proyectos incluidos en el Componente MATERIALES será monitoreada desde la DIRECCION NACIONAL DE PROMOCION DEL EMPLEO/UNIDAD COORDINADORA DEL COMPONENTE quien a tal efecto y en coordinación con las DIRECCIONES REGIONALES y la SUBCOORDINACION DE SEGUIMIENTO TECNICO Y FISCALIZACION (SU.SE.FI), podrán disponer la ejecución de visitas periódicas de verificación con el objetivo de asegurar un adecuado proceso de seguimiento y el correcto cumplimiento de las metas físicas de los proyectos.

Todos los supervisores en la primer visita deberán informar a los Organismos Ejecutores que deben llevar para cada proyecto un Libro o cuaderno de Obra en el cual el Director o Encargado de la obra consignará las actividades realizadas cada día, las situaciones imprevistas que pudieran afectar el desarrollo de las acciones programadas y la asistencia diaria de los beneficiarios.

PROGRAMACION DE VISITAS

La programación de visitas será realizada a través de mecanismos informáticos, de manera de garantizar los criterios y pautas de distribución de las mismas según lo expresado a continuación.

La AGENCIA TERRITORIAL (AT) deberá garantizar la realización de toda las visitas programadas por el sistema informático y en base a esta información planificar y administrar las rutas de salidas de los supervisores.

La GERENCIA DE EMPLEO Y CAPACITACION LABORAL (GECAL) interviniente de acuerdo a la localización del proyecto aprobado, deberá mantener informada a la AT correspondiente de su jurisdicción en forma permanente y actualizada sobre la aprobación de nuevos proyectos y modificaciones a los mismos que fueren aprobados e informes que emitan los ORGANISMOS EJECUTORES (OE).

Para su cumplimiento la GECAL deberá proveer, según acuerdo con la AT el original o copia de la siguiente documentación:

a) De los proyectos aprobados y a ejecutarse con sus respectivos anexos

b) Del formulario de evaluación

c) Nómina completa de los beneficiarios

d) Documentación relacionada a modificaciones aprobadas al proyecto original

e) Copia del ANEXO VIII "Declaración de avance de obra" que los OE están obligados a presentar mensualmente, donde se especifique el nivel de ejecución de la obra y el cumplimiento del cronograma, de acuerdo a lo previsto en el Anexo VIII de la Res. MTEySS Nº 290/03. La misma será verificada en obra por el Supervisor Técnico en el momento de realizar las visitas de supervisión. Los supervisores deberán realizar las visitas programadas, aunque el O.E. no haya presentado en la GECAL dicho anexo. La GECAL deberá remitir estos Anexos a la A.T. cada vez que reciba uno de ellos.

En el caso que la documentación entregada sea original, la GECAL la enviará a la A.T. acompañada de un remito. Cuando la distancia entre ambas sea tal que resulte muy riesgosa la remisión de la documentación original citada precedentemente, se deberá remitir una copia que la A.T. conservará hasta la finalización del proyecto o hasta el momento en que le sea requerida por la GECAL ante circunstancias que lo ameriten.

Los responsables del seguimiento del Componente Materiales de la GECAL, los supervisores de la A.T. y los evaluadores deberán realizar, como mínimo, una reunión mensual con el propósito de intercambiar información sobre los proyectos aprobados, los proyectos en ejecución y los aspectos que consideren relevantes a los efectos de poder elaborar criterios que contribuyan al mejoramiento de la gestión del componente. Al finalizar cada reunión tendrán que confeccionar un Acta o Informe de la misma consignando los aspectos tratados y las propuestas a llevar a cabo y remitirla, por Lotus Notes, a la SU.SE.FI. dentro de los 5 (cinco) días corridos de concretada la reunión.

CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE LAS VISITAS

Todos los proyectos del Componente recibirán al menos TRES (3) visitas de supervisión, aunque se podrán efectuar todas las visitas iniciales, intermedias y finales que se consideren necesarias a los efectos de realizar el correcto seguimiento de los proyectos que presenten riesgos en el cumplimiento de los resultados comprometidos. Dichas visitas podrán ser programadas por la A.T., solicitadas por la GECAL o por el nivel central.

La COORDINACION FINANCIERA DEL PROGRAMA le informará a la GECAL con copia a la AT las fechas en las que se ha procedido a la transferencia de fondos a cada uno de los Municipios de su jurisdicción.

La AT deberá tener en cuenta estas fechas para la programación de las visitas iniciales a los proyectos, considerando que dicho procedimiento administrativo requiere entre 2 (dos) y 5 (cinco) días hábiles, según la jurisdicción de que se trate, para su acreditación efectiva en las cuentas destinadas por los Municipios a tales efectos. Asimismo si la A.T. o la GECAL recibieran información sobre cambios en las fechas de inicio de los proyectos, deberán comunicarlo a la SU.SE.FI. a través de un Lotus Notes.

Las A.T. serán responsables de mantener actualizado el registro de las visitas administradas, incorporando la información que como resultado de las mismas se obtenga. Este registro se realizará por vía informática, cargándose en él los resultados de las visitas efectuadas por lo menos una vez a la semana.

Una vez cargada dicha información, la AT remitirá al menos una vez por semana, los originales de los formularios de visitas y de intimación a la GECAL correspondiente a la jurisdicción para su archivo en el legajo de cada proyecto.

El supervisor deberá sacar al menos 2 (dos) fotos al proyecto supervisado, debiendo adjuntar las mismas al formulario de supervisión correspondiente. Si se pudieran sacar fotos con cámara digital, el supervisor deberá proceder de igual manera que en el caso anterior, pero en vez de presentarlas en la GECAL en papel, deberá entregarlas en un diskette, o vía Lotus Notes, así como también deberá registrar estos archivos en el sistema informático de seguimiento y supervisión. Hasta tanto no se cuente con este sistema diseñado, las A.T. deberán:

a) entregar el original de todos los formularios de supervisión administrados en la GECAL

b) remitir una copia de cada uno de ellos a la SU.SE.FI. a través del bolsín de la GECAL o por correo común

c) cuando puedan sacar fotos digitales, remitir por Lotus Notes un archivo a la SU.SE.FI. o archivar las imágenes en el directorio de la red informática que oportunamente se destine a tales efectos.

El supervisor deberá verificar la existencia del Libro de Obra y el correcto cumplimiento de los diferentes aspectos incluidos en él en todas las visitas de supervisión. En aquellos casos en que al efectuar la visita inicial, el Organismo no contara con el Libro de Obra, el supervisor deberá informarle u observar al Organismo sobre la necesidad de contar con él y acerca de los aspectos que deberá consignar en el mismo.

LAS VISITAS

Con respecto a la visita inicial la AT, para darle la posibilidad al O.E. de contar con los materiales requeridos para el inicio de la obra, deberá realizar esta visita luego de transcurrida una semana de acreditados los fondos en la cuenta de la Municipalidad y dentro de los 30 (treinta) días corridos posteriores a la misma.

En esta visita el supervisor técnico deberá verificar: el inicio de las actividades, la presencia de los beneficiarios incorporados al proyecto, la presencia del director o encargado de obra y la disponibilidad de las herramientas y materiales necesarios para el desarrollo de las actividades. Asimismo, el supervisor deberá verificar la presencia de los materiales incluidos en la Nota de Cargo según Anexo VI de la Resolución MTEySS N° 290/03.

En la medida que el caudal de proyectos aprobados aumente de forma significativa, podrán eliminarse de la programación las revisitas iniciales, si la realización de éstas obstaculizara la administración de las visitas obligatorias (iniciales, intermedias y finales).

La visita intermedia se realizará con el objetivo de verificar el correspondiente avance del cronograma de obra para autorizar el pago de la segunda cuota de materiales.

Al efectuar la programación de la visita intermedia a los diferentes proyectos, la A.T. deberá tener en cuenta si el proyecto hubiera iniciado en una fecha posterior a la prevista originalmente o si acumulara algún porcentaje de atraso en su ejecución

La visita intermedia deberá administrarse dentro del período que va entre el 40% (CUARENTA POR CIENTO) y el 60% (SESENTA POR CIENTO) de ejecución del cronograma de obra.

La visita final se realizará dentro de los 15 (QUINCE) días corridos posteriores a la finalización del proyecto. La misma tendrá por objetivo verificar la finalización de la obra, el cumplimiento del 100% de las metas físicas comprometidas en el proyecto y la existencia de las condiciones necesarias para operar y mantener el servicio.

Al efectuar la programación de la visita final a los diferentes proyectos, la A.T. también deberá tener en cuenta si el proyecto hubiera iniciado en una fecha posterior a la prevista originalmente o si acumulara algún porcentaje de atraso en su ejecución.

Cuando el supervisor visite un proyecto organizado por módulos, deberá identificar el número del proyecto, el nombre y el módulo o etapa que va a supervisar en el formulario correspondiente. Por ejemplo, cuando se supervise un proyecto conformado por dos o más módulos, se deberán completar distintos formularios de supervisión, ya que cada módulo se encontrará en una etapa de ejecución diferente y por lo tanto, el resultado de la visita puede impactar en la autorización o no de los pagos, según el tipo de visita de que se trate.

En aquellos casos en que, según el cronograma, se debieran realizar diferentes tipos de visitas correspondientes a varios módulos de un proyecto en ejecución, el supervisor deberá evaluar los tipos de visitas a realizar para analizar la administración simultánea o no (en la misma fecha) de los mismos. Ténganse en cuenta los esquemas que se presentan a continuación dado que en éstos se demuestran los casos donde se pueden o no superponer los diferentes tipos de visitas.



Con respecto a los formularios de supervisión, la GECAL no podrá aceptar formularios incompletos, los cuales serán devueltos a la A.T. para que el supervisor correspondiente complete los aspectos faltantes.

En el ítem Informe Técnico del supervisor, éste deberá completar la totalidad de las variables referidas al Contexto, el Desempeño del Organismo Ejecutor y recomendar la autorización o no del pago. Este último aspecto se considerará solamente en los casos de visitas intermedias y finales. Para ello el supervisor deberá realizar una evaluación integral de lo observado, a partir de la cual podrá efectuar la recomendación correspondiente. En caso de que este ítem no hubiera sido completado, no se podrá efectuar la autorización de la transferencia de fondos correspondientes, pudiéndose ver afectado el desarrollo de la obra.

Con respecto a la variable Contexto se recomienda que el supervisor indague sobre situaciones sociales, económicas, culturales, climáticas, desempeño del personal especializado asignado por el Municipio, avances más rápidos que los programados, asistencia y compromiso de los beneficiarios en la ejecución de la obra, disponibilidad de los fondos para la compra de los materiales a cargo del Organismo, robos de materiales, utilización inadecuada de los materiales, cortes de rutas que impidan el acceso a la obra, elecciones municipales o locales, paros de empleados municipales, nieve, granizo, inundaciones, incendios, sequías, etc. que hayan influido en el desarrollo del proyecto tanto positiva como negativamente.

En cuanto al desempeño del Organismo Ejecutor se sugiere que el supervisor evalúe el desarrollo de la gestión del Organismo con respecto al cumplimiento de las funciones del director/encargado de la obra, la existencia del libro de Obra, la compra y disponibilidad de los materiales, el adecuado avance del cronograma de obra previsto en el proyecto, etc.

LAS IRREGULARIDADES

De acuerdo a los resultados de la visita de supervisión y según el tipo de irregularidad detectada podrá procederse a intimar o a solicitar la baja del proyecto.

Serán motivos de intimación al O.E. las siguientes irregularidades:

a) Atraso en el desarrollo de las actividades previstas en el cronograma de obra, que de acuerdo a la evaluación del supervisor pueda normalizarse dentro de los 30 (TREINTA) días corridos posteriores a la fecha de la visita, o no inicio de actividades. En caso de detectarse la irregularidad descripta el O.E. será intimado por escrito a través del Anexo III Formulario de Intimación a que cumpla con el cronograma de actividades del proyecto dentro del plazo de 30 (TREINTA) días corridos. El O.E. deberá presentar el descargo correspondiente ante la GECAL.

Transcurrido este plazo el supervisor realizará una nueva visita a fin de verificar el debido cumplimiento del mismo.

b) Ausencia de materiales en la obra. En caso de detectarse la irregularidad descripta se intimará al O.E. para que efectúe la compra de los materiales dentro del término de 10 (DIEZ) días corridos. Transcurrido este plazo el supervisor realizará una nueva visita a fin de verificar la efectivización de la compra de materiales.

En caso que los materiales no se encuentren acopiados en el lugar donde se está realizando la obra pero el OE le presente al supervisor la factura de compra de los mismos o éste pueda observarlos en el corralón municipal, se dará por cumplido este requisito y no se intimará.

c) Mala calidad de la obra, es decir, si se advirtieran deficiencias constructivas. En caso de detectarse la irregularidad descripta se intimará al O.E. para que presente ante la GECAL, en el plazo de 10 (DIEZ) días corridos, las medidas correctivas que realizará y el plazo en que estima ejecutarlas. De ser aprobada esta propuesta, el supervisor deberá realizar una nueva visita al proyecto una vez cumplido el plazo previsto por el O. E.

d) Modificaciones en las actividades del proyecto/diseño que no hayan sido comunicadas a la GECAL. En caso de detectarse la irregularidad descripta se intimará al O.E. por escrito a que presente ante la GECAL las modificaciones realizadas y la correspondiente fundamentación en un plazo de 5 (CINCO) días corridos. En caso de ser aprobado, la GECAL se lo comunicará al O.E. y a la A.T. En cambio, si fuera rechazada la modificación de las actividades/diseño, la GECAL deberá comunicárselo al O.E., a la A.T. y a la SU.SE.FI.

e) Modificación no autorizada de la localización del proyecto. En caso de detectarse la irregularidad descripta se intimará al O.E. por escrito a que presente el descargo correspondiente ante la GECAL con los motivos por los cuales efectuó dicho cambio y que adjunte la documentación necesaria. Dicho descargo será analizado por el evaluador quien determinará la pertinencia o no del cambio realizado y por lo tanto aceptará o no la modificación presentada. En caso de ser aprobado, la GECAL lo informará al OE y a la A.T. En tanto que, si el cambio de localización fuera rechazado, la GECAL lo deberá comunicar al O.E., a la A.T. y a la SU.SE.FI.

f) Ausencia del Director de obra/Encargado de obra. En caso de detectarse la irregularidad descripta se intimará al O.E. por escrito a que presente el descargo correspondiente ante la GECAL y corrija dicha irregularidad. El supervisor deberá realizar una nueva visita al proyecto dentro de los 10 (DIEZ) días de detectada la irregularidad.

g) Ausencia de beneficiarios total o mayor al 40%. En caso de detectarse la irregularidad descripta se intimará al O.E. por escrito a que presente el descargo correspondiente ante la GECAL y corrija dicha irregularidad en un plazo de 10 (DIEZ) días corridos desde la detección de la irregularidad. En caso que el Organismo Ejecutor informara el abandono de las tareas por parte de los beneficiarios asignados al proyecto, deberá presentar en la GECAL un nuevo listado con los beneficiarios que reemplazarán a los que dejaron de realizar la contraprestación para que la GECAL pueda realizar la vinculación informática pertinente.

h) Cualquier otro tipo de irregularidad que afecte el normal desarrollo del proyecto. De detectarse otra irregularidad, diferente a las descriptas, se intimará al O.E. por escrito a que regularice esta situación ante la GECAL en un plazo de 5 (CINCO) días corridos.

Nota: En aquellos casos en que el supervisor detectara la no coincidencia en la identidad de los beneficiarios que están realizando la contraprestación con los que están incluidos en el listado que la GECAL le proporcionara, el supervisor realizará una Observación al Organismo Ejecutor para que corrija esta situación ante la GECAL de manera inmediata.

Serán motivos de solicitud directa de baja del proyecto cuando lo detectado consistiera en alguna de las siguientes irregularidades:

a) Existencia previa, de parte o de la totalidad de las metas comprometidas en el proyecto.

b) Verificación del incumplimiento de la regularización de los desvíos descriptos en los incisos a), b), c), d), e), f) g) y h).

Toda vez que se detecten las irregularidades mencionadas precedentemente, el supervisor deberá notificar al O.E. que se procederá a solicitar la baja del proyecto.

La misma será informada entregando una copia al O.E. del ANEXO IV Solicitud de Baja del Proyecto.

El O.E. de un proyecto que hubiera sido intimado o se le hubiera efectuado una Solicitud de Baja, deberá realizar por escrito su descargo, dentro de los 5 (CINCO) días corridos de notificado, ante la GECAL interviniente, quien será la encargada de actualizar los registros informáticos y archivarlo en el legajo de cada proyecto.

El GERENTE DE EMPLEO deberá efectuar una recomendación a la DIRECION NACIONAL DE PROMOCION DEL EMPLEO (DNPE) para cada una de las intimaciones y solicitudes de baja. Para ello deberá tomar conocimiento de la causa o las causales por las cuales se intimó o se solicitó la baja y del descargo presentado por el O.E., si lo hubiere.

La recomendación deberá contener una opinión fundamentada sobre el curso de acción en relación con la irregularidad que originó la intimación o la solicitud de baja y sobre el O.E. Dicha recomendación será remitida a la SU.SE.FI. en el plazo de 7 (SIETE) días corridos luego de efectuada la intimación o la solicitud de baja, hasta tanto se tenga vigente el sistema informático, este Informe de Recomendación será completado y remitido por Lotus Notes, según el ANEXO VII.

La SU.SE.FI. iniciará los trámites de sanción de baja que correspondiera, según los antecedentes de la supervisión y el Informe de Recomendación del Gerente. Para ello, la SU.SE.FI. le solicitará a la GECAL eI envío de la totalidad de la documentación original del proyecto, los formularios de visitas y de intimación y/o solicitud de baja, el/los descargo/s si lo/s hubiere, la documentación respaldatoria y demás antecedentes, quedándose la GECAL con una copia autenticada de todo lo actuado.

Una vez recibida la documentación, la SU.SE.FI caratulará y conformará un expediente administrativo con toda la documentación recibida; analizará los antecedentes y efectuará un Dictamen Técnico que elevará a la D.N.P.E. dentro de los 5 (CINCO) días posteriores a la formación del expediente, para su consideración y conformidad con dicho Dictamen Técnico.

La D.N.P.E. una vez emitida la conformidad respecto del Dictamen Técnico, elaborará a través de su Departamento Legal el proyecto de Resolución correspondiente, por la cual se podrá disponer la baja del proyecto y la sanción correspondiente.

La D.N.P.E. dará su conforme al proyecto de resolución y elevará el expediente a consideración y firma de la SECRETARIA DE EMPLEO.

La SU.SE.FI., semanalmente, remitirá a la COORDINACION FINANCIERA DEL PROGRAMA un informe respecto del estado de situación de los expedientes tramitados y si corresponde la procedencia de liberación o no de pagos en curso que pudieran presentarse.

LAS SANCIONES

La baja de un proyecto motivada por cualquiera de las causales establecidas en la presente Resolución, obligará al O.E. al reintegro de los montos transferidos para la compra de materiales.

Cuando por aplicación de lo establecido en el párrafo precedente, se hubiera dispuesto el reintegro de los montos percibidos, el O.E. quedará inhabilitado automáticamente para participar en el COMPONENTE MATERIALES, hasta tanto no haga efectivo dicho reintegro, dentro de los 15 (QUINCE) días corridos, según lo establecido en la cláusula sexta del Convenio suscrito entre el MINISTERIO y el O.E. o se constate la finalización de las metas del proyecto, dentro de los 3 (tres) meses posteriores a la notificación de la sanción dispuesta.

El O.E. deberá notificarse de las sanciones aplicadas a través de la GECAL correspondiente.